"당신의 삶을 되찾아라(Take Back Your Life, TBYL)" 및 GTD의 블로그

GTD 따라잡기

Wed, 17 Sep 2008 10:19:38 +0900

쉐아르의 블로그에서 GTD를 총 8편의 연작으로 잘 기술하였습니다.
처음 GTD를 접하는 분은 이곳을 먼저 방문하시면 되겠습니다.

1. http://futureshaper.tistory.com/209
2. http://futureshaper.tistory.com/211
3. http://futureshaper.tistory.com/215
4. http://futureshaper.tistory.com/218
5. http://futureshaper.tistory.com/219
6. http://futureshaper.tistory.com/222
7. http://futureshaper.tistory.com/223
8. http://futureshaper.tistory.com/227

라이프매니저

Wed, 17 Sep 2008 09:29:40 +0900

오랜만에 한국인이 만든 GTD 툴이 나왔습니다. 무료 프로그램입니다. 아래의 사이트에 가시면 됩니다.

http://www.lifemanager.me/zbxe/Home

아웃룩을 이용한 자기관리시스템: 이메일 관리하기

Wed, 19 Jul 2006 09:45:14 +0900

이메일 관리하기

이메일은 서로 연락을 하고, 정보를 교환하는 매우 훌륭한 도구이다. 이메일은 인터넷이 만들어 낸 최고의 부산물로서 우리들은 매일 이것을 사용한다. 이메일의 신속성 그리고 이의 편리함에 대해서는 누구나 다 잘 알고 있다. 그러나, 이메일의 용도를 제대로 잘 파악하고 사용하는 사람은 많지 않다. 그리고, 이메일의 오남용으로 인해 여러 가지 사회문제가 발생하고 있는 것이다. 하루에도 수십 수백통의 정크메일로 골치가 아픈 것이다. 우리들은 밤낮으로 오는 이메일에 답장을 하고 행동을 하느라고 제대로 정상적인 생활을 할 수 없는 상황은 아닌가? 우리들이 외국에 출장을 가서 아직 시차적응이 되지 않은 상태에서도, 이메일을 보고 답장을 하고 있지는 않은가? 오늘날 우리들은 하루라도 받은 편지함을 열어보지 않으면 불안하여 안절부절하는 이메일 중독자는 아닌가? 사실 이러한 것은 우리들은 원하지 않는데, 상사가, 회사가, 그리고 궁극적으로 우리 사회가 우리 자신들을 이메일 중독자로 만들고 있는 것은 아닌가? “이메일을 어떻게 잘 관리할 것인가?”가 하나의 이슈로 떠오른다. 이메일을 올바르게 사용하는 것은 작업의 생산성 향상과 직접 연관이 되므로 중요하다.

이제 아침에 와서 아무 생각없이 그동안 도착한 이메일이 저장된 “받은 편지함”을 열어본다고 생각하여 보자. 우리들은 그 순간 수십, 수백통의 이메일이 저장되어 있는 것을 보게 된다. 그리고, 이것을 하나씩 보다 보면 어느새 많은 시간이 지나간다. 분명히 오늘 아침 사무실로 출근하면서 본인이 오늘 해야 하는 일을 생각하고 왔는데, 어느새 이것에 대한 생각은 없어지고 현재 열어본 이메일의 내용으로 머릿속이 가득차 있는 것이다. 이메일로 인해 “본인이 오늘 꼭 해야 하는 일”이 무엇인지를 순간적으로 망각하게 된다. 그 결과, 본인이 오늘 꼭 해야 하는 일을 하지 못하고, 그대신 “이미 일정이 잡혀져 있는 일 (미팅, 회의, 방문, 출장등)”만을 시간이 되면 어쩔 수 없이 하게 되는 것이다.

이렇게 되면, 우리는 오늘 일을 시작하기도 전에 벌써 “스트레스”를 받기 시작하는 것이다. 그러면, 어떻게 하여야 하는가? 이메일은 아침에 사무실에 도착하자마자 확인하기보다는 오늘 해야 할 일을 다 마치고 퇴근하기전 여유있는 시간 (“이메일 시간”)에 받은 편지함을 열어보는 것이 바람직하다. 그리고, 이메일을 처음부터 하나씩 차례대로 열고 내용을 확인한 후, 다음과 같은 원칙을 가지고 일을 신속하게 처리한다.

-본인의 의미있는 "삶(Life)"과 "일(Work)"에 해당하지 않으면 바로 삭제한다
-2분이내 할 수 있는 일이면 ”바로실행“을 한다.
-2분이상 걸리는 일이면, ”차후실행“을 하도록 한다.
-다른 사람에게 위임할 수 있는 일이며, 가능한한 모두 “위임”을 한다.
-행동이 필요없고 단지 참고자료로 사용할 수 있는 내용이면, 내 문서의 해당 디렉토리(!참고자료)에 바로 저장한다.
-한번 열어본 이메일은 위에서 제시한 행동중의 하나를 한 뒤, 받은 편지함에서 바로 삭제한다.

일반적으로, 우리가 받는 이메일은 상대편이 우리에게 일을 부탁을 하는 것이 대부분이다. 우리가 이메일을 받은 뒤, 우리가 하여야 하는 일은 상대방이 원하는 답신을 정확하게 한번만에 해주면 되는 것이다. 답하는 이메일의 내용이 명확하지 않아서 상대방이 이메일을 읽은 후 다시 이메일로 문의를 하게 된다면, 처리하여야 하는 일이 계속 생기는 것이다. 이렇게 되면, 이메일은 채팅과 같은 형태로 되고 끊임없이 이메일이 서로 왔다 갔다하는 것이다. 이러한 일은 서로에게 시간과 에너지의 낭비가 되는 것이다.

이제 받은 이메일에 대해 회신을 어떻게 할 것 인지를 생각하여 보자. 2분이내 간단히 회신할 수 있는 내용이면, 바로 회신을 한다. 그러나, 2분이내 바로 회신을 할 수 있는 것을 제외한 나머지는 모두 “차후실행”으로 하고, 다음 날 “이메일 시간”에 한꺼번에 회신을 하도록 한다. 이것이 가능하기 위해서는 우선 다음과 같은 “2가지 메세지”를 당신은 당신이 알고 있는 사람들의 마음속에 강력하게 심어주어야 한다.

-첫번째 메세지는 “당신은 상대방이 이메일을 보내면 항상 회신을 한다”.
-두 번째 메시지는 “당신은 상대방이 이메일을 보내면 회신을 바로 하지는 않지만 최대 24시간이내에 항상 한다”.

여기서 두 번째 메시지는 “상대방이 당신에게 이메일을 보내고 이에 대한 회신을 얻기위해서는 최소한 24시간전에 이메일을 당신에게 보내야만 한다”는 것을 의미하기도 한다. 그래서, 상대방이 중요한 메시지를 당신에게 전달하려면, 항상 24시간전에 보내도록 한다. 당신이 이런 방식으로 상대방을 훈련시키는 것이다. 이러한 훈련은 우리 사회의 모든 구성원에게 적용되는 것은 아닐까?

이제, 위와 같은 방식으로 이메일을 관리하면, 당신은 편안한 마음으로 사무실을 떠나고, 집에 가서 당신의 ”삶“을 즐길 수 있게 되는 것이다. 회신을 비롯한 ”차후실행“으로 작성한 것은 내일 사무실에 와서 행동으로 옮기면 되는 것이다.

우리들은 “해야 하는 일을 정리하는 것”과 이렇게 정리한 것을 ”행동으로 옮기는 것”을 별개의 것으로 생각하는 습관이 필요하다. 왜나하면, 우리들이 어떤 일을 하여야 하는 지 그리고 어떻게 할 것 인지를 정리하는 것 자체도 큰 일이기 때문이다. 이와 동시에, 정리한 것을 실제로 정확히 행동으로 옮기는 것 또한 쉽지 않은 일이기 때문이다. 그러므로, 우리들이 일을 할 때에 쉽지 않은 일 2가지를 한꺼번에 혼합하여 하는 것은 바람직하지 않은 것이다. 실제로 우리들은 그동안 한꺼번에 다른 두 가지 종류의 일을 하려고 한 것은 아닌가? 그래서, 생각과는 달리 일을 효율적으로 하지도 못하고 괜히 스트레스를 받으면서 일을 한 것은 아닌가?

*아웃룩을 이용한 자기관리시스템: 이메일 관리하기

○ 아웃룩을 연다

○ 아웃룩 왼쪽 패널 메뉴에서 메일을 선택한다

○ 받은 편지함에 도착한 이메일을 하나씩 읽는다.

○ 메일의 내용이 나의 의미있는 “삶” 또는 “일”에 해당하는지를 생각한다. 관련이 없으면, 바로 삭제한다.

○ 메일의 내용이 행동이 필요없고 단지 참고자료로 사용할 수 있는 내용이면, 내 문서의 해당 디렉토리(!참고자료)에 바로 저장한다.

(방법)
-메일을 열어 본 상태에서 메뉴 “파일”을 열고 “다른 이름으로 저장”을 선택한다.
-파일형식은 텍스트만으로 하고, 파일이름에는 간단히 내용을 작성하고 저장 버튼을 누른다.
-해당 이메일을 받은 편지함에서 바로 삭제한다

○ 메일의 내용이 현재 본인이 수행하는 삶 또는 일 관련 프로젝트중에서 어느것에 해당하는지를 생각한다.

○ 해당하는 프로젝트를 아웃룩 작업의 범주:.프로젝트:삶(Life) 또는 범주:.프로젝트:일(Work)에서 찾고 선택한다.

○ 해당 프로젝트의 텍스트박스에 “바로실행”이라고 입력하고 읽은 이메일의 내용을 간단히 작성한 후 “저장한다”라고 작성하고 마지막으로 오늘 날자를 기입한다.

예)
바로실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13

○ 해당하는 이메일을 삽입 메뉴에서 “항목”을 선택하고 위의 메시지 다음에 삽입한다.

○ 삽입한 이메일은 받은 편지함에서 바로 삭제한다.

○ 방금 읽고 저장한 이메일의 내용이 차후실행하여야 하는 작업을 포함하는 경우에는 ========== 다음에 “차후실행”이라고 입력하고, 다음행동을 작성한다.

예)
바로실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
=======================
차후실행-제2차공청회에 대한 의견을 보낸다

○ 일정으로 가서 위의 다음 행동을 언제할 것인지를 정한다. 그리고, 기한이 잡혀져 있는 작업/행사인 경우에는 해당하는 날자에 종일행사로 기입한다.

○ 이메일의 내용이 다른 사람(동료, 직원등)에게 위임하여야 하는 것이며 “위임”이라고 입력하고, 다음행동을 작성한다.

○ 위임을 한 다음에는 ========== 다음에 “기다림”이라고 입력하고, 이것에 대한 다음행동을 작성한다.

예)
바로실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
위임-제2차 공청회 계획안에 대한 이메일을 읽고 의견을 달라고 OOO에게 부탁한다-2006/07/14
=======================
차후실행-제2차공청회에 대한 의견을 보낸다
기다림-OOO에게로부터 제2차 공청회 계획안에 대한 의견을 기다린다

○받은 편지함에 이메일이 하나도 남지 않을 때 까지 작업을 반복한다.

받은 편지함에 온 이메일을 이런식으로 다 처리하면, 받은 편지함에는 이메일이 하나도남지 않게 된다. 우리가 “머리를 비우면 정신이 맑아지는 것 처럼, 받은 편지함의 이메일을 비우면 마음이 편안하게 된다”. 아마도 우리들 대부분은 오늘 사무실에서 일을 마치고 집으로 갈 때, 받은 편지함에 있는 이메일을 깨끗하게 비우고 가는 경우는 많지 않을 것이다. 아마도 그렇게 할 필요가 없다고 생각하는 사람이 대부분 일 것이다. 받은 편지함에 이메일을 가득 담아두고 집으로 가는 사람의 기분은 어떨까? 과연, 즐거운 마음으로 갈 수 있을까? 아마도 마음 한 구석에 무거운 무엇인가가 있는 듯한 느낌으로 집으로 갈 것이다.

아웃룩을 이용한 자기관리시스템-하루를 마치며

Mon, 17 Jul 2006 12:39:55 +0900

하루를 마치며

○ 아웃룩을 연다

이메일은 서로 연락을 하고, 정보를 교환하는 매우 훌륭한 도구이다. 이메일은 인터넷이 만들어 낸 최고의 부산물로서 우리들은 매일 이것을 사용한다. 이메일의 신속성 그리고 이의 편리함에 대해서는 누구나 다 잘 알고 있다. 그러나, 이메일의 용도를 제대로 잘 파악하고 사용하는 사람은 많지 않다. 그리고, 이메일의 오남용으로 인해 여러 가지 사회문제가 발생하고 있는 것이다. 하루에도 수십 수백통의 정크메일로 골치가 아픈 것이다. 그리고, 밤낮으로 오는 이메일에 답장을 하고 행동을 하느라고 제대로 정상적인 생활을 하기가 어려운 상황은 아닌가? 외국에 출장을 가도, 이메일을 보고 답장을 하지 않은가? 오늘날 우리들은 이메일 중독자는 아닌가? 본인이 원하지 않더라고 상사가, 회사가, 그리고 궁국적으로 사회가 우리들을 이메일 중독자로 만들고 있는 것은 아닌가?

이메일을 정확하게 사용하기 위해 “이메일을 어떻게 잘 관리할 것인가?”라는 주제가 하나의 이슈로 떠오른다. 이메일을 올바르게 사용하는 것은 작업의 생산성 향상과 직접 연관이 된다. 이것에 대한 것은 “이메일을 바른 사용법”에서 다시 다룬다.

이제 아침에 와서 아무 생각없이 그동안 도착한 이메일이 저장된 “받은 편지함”을 열어본다고 생각하여 보자. 우리들은 그 순간 수십, 수백통의 이메일이 저장되어 있는 것을 보게 된다. 그리고, 이것을 하나씩 보다 보면 어느새 많은 시간이 지나간다. 분명히 오늘 아침 사무실로 출근하면서 하여야 하는 일을 생각하고 왔는데, 어느새 이것에 대한 생각은 없어지고 현재 열어본 이메일의 내용으로 머릿속이 가득차 있는 것이다. 즉, 이메일로 인해 “본인이 오늘 꼭 마쳐야 하는 일”이 무엇인지를 순간적으로 망각하게 된다. 그 결과, 본인이 오늘 직접 처리하여야 하는 일은 이미 스케쥴이 잡혀져 있는 다른 일정(미팅, 회의, 방문, 출장등)때문에 못하게 되는 경우가 종종 있다.
이렇게 되면, 우리는 오늘 일을 시작하기도 전에 벌써 “스트레스”를 받는 것이다. 그래서, 이메일은 아침에 와서 열어보기보다는 오늘 하여야 할 일을 다 마치고 퇴근하기전에 이메일을 확인하는 것이 바람직하다. 그리고, 이메일을 확인한 후에, 새로 해야 할 일이 생기면, 다음과 같이 처리하는 것이 바람직하다. 즉, 만약 2분이내 할 수 있는 일이면 ”바로실행“을 하고, 2분이상 걸리는 일이면, ”차후실행“을 하도록 한다.

일반적으로, 우리가 받는 이메일은 상대편이 우리에게 일을 부탁을 하는 것이 대부분이다. 우리가 이메일을 받은 뒤, 우리가 하여야 하는 일은 상대방이 원하는 답신을 정확하게 한번만에 해주는 것이다. 답하는 이메일의 내용이 명확하지 않아서 상대방이 이메일을 읽은 후 다시 이메일로 문의를 하게 된다면, 처리하여야 하는 일이 계속 생기는 것이다.

그리고, 이메일에 대한 답신은 2분이내 바로 할 수 있는 것을 제외하고는 회신을 24시간이내에 하면 된다. 이것을 위해서 당신은 모든 사람에게 다음과 같은 “2가지 메세지”를 마음속에 심어주어야 한다. 첫번째 메세지는 “상대방이 당신에게 이메일을 보내면 당신은 항상 회신을 한다”이며, 두 번째 메시지는 “상대방이 당신에게 이메일을 보내더라도 회신은 바로 오는 것은 아니지만 항상 24시간이내에 온다”는 것이다. 그래서, 2분이상 걸리는 이메일의 경우는 “차후실행”으로 하고, 다음 날 이메일을 보내는 시간에 답신을 한꺼번에 하면 되는 것이다.

이제 당신은 편안한 마음으로 사무실을 떠나고, 집에 가서 당신의 ”삶“을 즐기면 되는 것이다. 내일 해야 하는 일은 내일 사무실에 와서 ”차후실행“으로 작성한 것을 행동으로 옮기면 되는 것이다.

우리들은 “해야 하는 일을 정리하는 것”과 이렇게 정리한 것을 ”행동으로 옮기는 것”을 별개의 것으로 생각하는 습관이 필요하다. 왜나하면, 우리들이 어떤 일을 하여야 하는 지 그리고 어떻게 할 것 인지를 정리하는 것 자체도 큰 일이기 때문이다. 이와 동시에, 정리한 것을 실제로 정확히 행동으로 옮기는 것 또한 쉽지 않은 일이기 때문이다. 그러므로, 우리들이 일을 할 때에 쉽지 않은 일 2가지를 한꺼번에 혼합하여 하는 것은 바람직하지 않은 것이다. 실제로 우리들은 그동안 한꺼번에 다른 두 가지 종류의 일을 하려고 한 것은 아닌가? 그래서, 생각과는 달리 일을 효율적으로 하지도 못하고 괜히 스트레스를 받으면서 일을 한 것은 아닌가?

○ 아웃룩 왼쪽 패널 메뉴에서 메일을 선택한다

○ 받은 편지함에 도착한 이메일을 하나씩 읽는다.

○ 메일의 내용이 나의 의미있는 “삶” 또는 “일”에 해당하는지를 생각한다. 관련이 없으면, 바로 삭제한다.

○ 메일의 내용이 현재 본인이 수행하는 삶 또는 일 관련 프로젝트중에서 어느것에 해당하는지를 생각한다.

○ 해당하는 프로젝트를 아웃룩 작업의 범주:.프로젝트:삶(Life) 또는 범주:.프로젝트:일(Work)에서 찾고 선택한다.

○ 해당 프로젝트의 텍스트박스에 “바로실행”이라고 입력하고 읽은 이메일의 내용을 간단히 작성한 후 “저장한다”라고 작성하고 마지막으로 오늘 날자를 기입한다.

예)
바로실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13

○ 해당하는 이메일을 삽입 메뉴에서 “항목”을 선택하고 위의 메시지 다음에 삽입한다.

○ 삽입한 이메일은 받은 편지함에서 바로 삭제한다.

○ 방금 읽고 저장한 이메일의 내용이 차후실행하여야 하는 작업을 포함하는 경우에는 ========== 다음에 “차후실행”이라고 입력하고, 다음행동을 작성한다.

예)
바로실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
=======================
차후실행-제2차공청회에 대한 의견을 보낸다

○ 일정으로 가서 위의 다음 행동을 언제할 것인지를 정한다. 그리고, 기한이 잡혀져 있는 작업/행사인 경우에는 해당하는 날자에 종일행사로 기입한다.

○받은 편지함에 이메일이 하나도 남지 않을 때 까지 작업을 반복한다.

받은 편지함에 온 이메일을 이런식으로 다 처리하면, 받은 편지함에는 이메일이 하나도남지 않게 된다. 우리가 “머리를 비우면 정신이 맑아지는 것 처럼, 받은 편지함의 이메일을 비우면 마음이 편안하게 된다”. 아마도 우리들 대부분은 오늘 사무실에서 일을 마치고 집으로 갈 때, 받은 편지함에 있는 이메일을 깨끗하게 비우고 가는 경우는 많지 않을 것이다. 아마도 그렇게 할 필요가 없다고 생각하는 사람이 대부분 일 것이다. 받은 편지함에 이메일을 가득 담아두고 집으로 가는 사람의 기분은 어떨까? 과연, 즐거운 마음으로 갈 수 있을까? 아마도 마음 한 구석에 무거운 무엇인가가 있는 듯한 느낌으로 집으로 갈 것이다.

○ 퇴근한다.

이제 잠시 오늘 하여야 하는 모든 작업이 다 완결하였다고 생각하여 보자. 여기에서 말하는 “오늘 하여야 하는 모든 작업”은 1)오늘까지 반드시 끝내야 하는 일(제출마감일이 있는 일등), 2)행사, 미팅등과 같이 미리 일정이 잡혀져 있는 일, 3)매일 일상적으로 반복되는 업무(강의등)와 같은 일, 4)받은 편지함에 도착한 이메일을 열어보고 깨끗하게 정리하는 일을 말한다.

과연, 우리들은 오늘 하여야 하는 모든 작업을 다 한 것인가? 매일 이러한 일만 계속하고, 우리들이 하여야 할 일을 다하였다고 생각한다면 우리들은 항상 불안한 마음을 가질 수 밖에 없다. 다시 말해, 매일 매일 살아가는 것이 “얼음장을 걷는 기분”과 같을 것이다. 우리들은 “내일 혹시 내가 전혀 예상하지 못한 일이 떨어지면 어떡하지? 내일도 해야 할 일이 많이 있는데...”라고 생각하면서 집으로 가지는 않은가? 이런 경우, 집으로 간 후에도 우리들은 여전히 스트레스를 느끼면서 있는 것이다. 이렇게 인생을 보낼 필요가 있는가? 사무실에서 하는 “일”과 집에 와서 본인과 가족이 함께 하는 “삶”이 균형을 유지하여야 하는 것이 당연함에도 불구하고, 이렇게 스트레스를 가지고 집으로 온다면 일과 삶의 균형은 쉽지 않은 것이다.

“오늘을 시작하며”에서 이미 언급하였듯이, 문제의 해결은 우리들이 하여야 하는 일이 있으면, 시간이 나는 대로 처리를 하여 항상 해야 하는 일의 양을 미리 줄이는 것이다. 그리고, 일을 실제적으로 할 수 있도록 자기관리 시스템을 만들어 일의 생산성을 높이는 것이다. 자기관리 시스템은 어떻게 만드는 것인가?

아웃룩을 이용한 자기관리시스템-하루를 시작하며

Mon, 17 Jul 2006 12:40:45 +0900

하루를 시작하며

○ 아웃룩을 연다

○ 일정을 연다.
*우리들 대부분은 메일을 먼저 열어본다.

○ 오늘 종일행사로 잡혀져 있는 작업이 무엇인지를 본다.

*이것은 오늘 실제로 특정 시간에 일어나는 행사, 회의, 출장, 약속, 손님방문등과 같은 것이 기입되어 있다. 그리고, 실제로 학회 초록제출, 등록, 그리고 보고서 제출 등과 같이 마감일이 정해져 있는 것을 표시한 경우도 있다. 그래서, 종일행사로 잡혀있는 것은 오늘중에 또는 오늘까지 반드시 해야 하는 일을 표시하는 것이다.

○ 각 종일행사를 하나씩 검토한다.
-오늘 행사, 회의, 출장을 위한 준비는 다 되어있는가?
-오늘 마감일로 되어 있는 작업은 이미 다 완결되었는가? 아니면, 오늘까지 하여야 하는 작업인가?
-오늘 종일행사로 잡혀져 있지만, 아직 구체적으로 시간이 결정되지 않은 것이 있는가?

○ 오늘 종일행사로 잡혀져 있지만, 아직 구체적으로 시간이 결정되지 않은 것을 오늘 언제 할 것 인지를 결정하고 바로 일정내에 포함시켜 작성한다

*종일행사는 한눈에 오늘 어떠한 일을 하여야 하는지를 표시하는 것으로 유용하다.
-기한이 있는 것(보고서 제출일등)을 종일행사로 작성하여 잊지 않도록 리마인드(Reminder)로 활용한다.
-특정한 일을 오늘 하는 것이 좋겠다고 갑자기 떠오른것을 적는 것으로 활용한다. 이 경우에는 오늘 언제 할 것 인지를 구체적으로 시간을 정한 것은 아니다. 그래서, 당일 언제 할 것 인지를 구체적으로 시간을 일정에서 정하는 것이 필요하다.

가능하면, 종일행사에는 리마인드나 행사위주로 적는 것으로 한정하는 것이 바람직하다. 이외에 진행중인 프로젝트에 해당하는 것은 구체적으로 시간을 정하고 일정내에 표시하는 것이 바람직하다.

○ 일정이 이미 잡혀있는 일상적으로 반복되는 업무(강의등)가 무엇인지를 본다

○ 각 일정이 이미 잡혀있는 일상적으로 반복되는 업무를 검토한다
-업무를 수행하기위한 준비가 다 되어있는가? (예를 들어, 강의노트, 교과서등)
-업무 수행시 가지고 가야하는 것은 없는가? (예를 들어, 과제물, 출석부등)

○ 이제까지 아웃룩의 일정을 선택하여 “오늘 내가 어떤 일을 하여야 하는지”를 다 파악한 상태이다. 이제부터는 실제로 행동을 하는 단계이다.

○ 아웃룩의 작업을 연다

○ 오늘 하기로 되어있는 일에 1:1로 대응하는 프로젝트를 범주:.프로젝트:삶(Life) 또는 범주:.프로젝트:일(Work)에서 찾고 선택한다.

*오늘 하기로 되어 있는 일이 본인의 의미있는 일과 삶에 해당되지 않는다면, 하지 않는다.

○ 해당 프로젝트의 텍스트박스내에 이미 작성된 다음행동을 검토한다.

○ =========== 선 아래에 차후실행으로 표시된 다음행동을 하나씩 실행한다.

예)
완-차후실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
=======================
차후실행-제2차공청회에 대한 의견을 보낸다

*다음행동을 수행중, 차후실행으로 작성하지는 않았지만, 지금 바로 행동이 필요한 것이 있다면, ================선 위로 “바로실행”이라고 작성하고 해당하는 다음행동을 작성후 바로 작업을 한다. 일이 끝나면, 끝에 오늘 날자를 적는다.

예)
완-차후실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
바로실행-제3차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
=======================
차후실행-제2차공청회에 대한 의견을 보낸다

○ 일을 수행한 다음에는 차후실행앞에 “완-”을 기입하고, 맨 끝에는 “-수행일자”를 기입한다.
예)
완-차후실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
바로실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
=======================
완-차후실행-제2차공청회에 대한 의견을 보낸다-2006/07/13

○ 완결된 작업은 =================== 선 위로 이동한다.
*이렇게 하여 해야 할 일과 한 일을 분명하게 구분을 한다.
예)
완-차후실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
바로실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
완-차후실행-제2차공청회에 대한 의견을 보낸다-2006/07/13
=======================

○ 해당되는 프로젝트를 다 완결한 후에는 아웃룩의 일정을 선택하고, 완결된 프로젝트를 “일정 색 지정” 메뉴를 이용하여 일의 경우에는 Red로, 삶의 경우에는 Blue로 지정한다.
*일정에 표시된 작업중에서 Red 또는 Blue로 표시되지 않은 것은 아직 일을 완결하지 않은 것을 말한다
*하루를 보내고, Red와 Blue로 표시된 일정을 보면 오늘 본인이 각각 일과 삶에 얼마만큼의 시간을 사용하였는지를 알 수 있다.

○ 이제까지는 각 프로젝트내의 텍스트박스에 작성된 다음행동을 수행하였다.

○ 아웃룩의 작업내에 각 Context별로 구분하여 작성된 다음행동을 검토한다

-범주:기다림
-범주:전화
-범주:인터넷
-범주:심부름_외출
-범주:집
-범주:사무실

○ 각 Context별로 구분된 다음행동을 현재의 상황에서 할 수 있는 것이 있으면 한다.

*각 Context별로 완결한 다음행동은 “상태:”를 “완결”로 선택하여 일을 마친것을 알 수 있게 한다.

*이상과 같은 방법으로 “우리들이 매일 항상 특정 기일내에 해야하는 일”, “당연히 참석하여야 하는 행사, 미팅, 회의, 약속등과 같은 일”, 그리고, “매일 일상적으로 반복되는 업무(강의등)와 같은 일”을 다 잘 완결한다고 가정하자. 그러면, 우리들은 이러한 일을 할 때 스트레스를 받지 않고 일을 하고 있는가? 아마도 우리들 대부분은 일을 수행하는 동안에 스트레스를 받는다고 생각된다. 왜 그런가? 왜 우리들은 일을 즐겁게 하지 못하고 스트레스를 받으면서 하는 것일까?

어떤 사람의 경우는 일을 하면서 스트레스를 받는 것은 당연한 것이고, 우리들이 해야 할 일이 너무 많아 위에서 언급한 일 조차도 매일 수행하는 것은 쉽지 않다고 말한다. 그리고, 더나아가, 우리들이 생각하지도 못한 일이 수시로 닥쳐오고, 이렇게 발등에 떨어진 일을 하다보면, “해야 할 일을 아무리 미리 정해 놓아도 할 수 가 없고, 따라서 미리 계획을 하는 것은 아무 의미가 없다”고 주장하는 사람들도 많이 있다.

그러면, 우리들은 어떻게 하여야 하는가? 해결 방법은 도대체 없는 것인가? 그냥, 하루 하루 떨어지는 일이 있으면, 그냥 임기웅변으로 바로 대처하면 되는 것인가? 왜 우리는 장기적으로 계획을 세우고, 이에 맞추어 차근 차근 일을 여유있게 진행할 수 는 없는 것인가? 누군가는 전체적으로 보고, 최종 목표가 무엇이고 이것을 달성하기 위해 순차적으로 어떻게 하면 되는지를 파악하고 일정 및 작업을 미리 알려줄 수 는 없는 것인가? 왜 연구계획서 제출일과 같은 공지사항도 6개월 내지 1년전에 미리 알려주고 연구자들이 미리 준비하게 할 수 는 없는 것인가? 왜 공문은 행사를 시작하기 바로 며칠전에 항상 오는 것 일까? 왜 우리들은 항상 “바쁘다, 바쁘다!”라고 하면서 살아야 하는 것인가? 왜 만나는 사람마다 마음의 여유가 없는 얼굴을 하고 있는가? 시스템이 문제인가? 사람이 문제인가? 아니면 둘 다가 문제인가?

문제의 해결은 우리들이 하여야 하는 일이 있으면, 시간이 나는 대로 처리를 하여 항상 해야 하는 일의 양을 미리 줄이는 것이다. 그리고, 일을 실제적으로 할 수 있도록 자기관리 시스템을 만들어 일의 생산성을 높이는 것이다. 이것을 조금 더 구체적으로 기술하면 다음과 같다.

첫째로, 2분이내 할 수 있는 일은 바로 하는 습관은 갖는다. 즉, 이렇게 하여 언젠가는 하여야 하는 일의 양을 평소에 줄이는 것이다.

둘째로, 해야 할 일을 목록으로 작성하는 대신, 해야 할 일을 실제로 진행될 수 있는 다음행동으로 작성하는 습관을 갖는다. 즉, 해야 할 일을 그냥 리스트로 적으면, 일을 막상 하려고 해도 대부분 수행할 수 없는 경우가 대부분이다. 왜나하면, 해야 할 일이 한번 만에 달성할 수 있는 것이 아닐수 도 있고, 본인이 하려고 해도 다른 사람의 도움이나 정보, 자료등이 필요하여 할 수 가 없는 경우가 대부분이기 때문이다. 그리고, 더 더욱 본인이 달성하려고 하는 것이 무엇인지를 구체적으로 파악하지 않고, 일을 일단 수행하는 경우도 있기 때문이다.

다음행동은 어떻게 작성하는 것 인가? 먼저, 다음행동을 작성할 때에는 구체적으로 본인이 얻고자하는 성과를 미리 마음속으로 그려보고, 이것을 달성하기위해서 어떠한 행동을 하여야 하는지를 생각한다. 이후, 마음속으로 이러한 행동을 순차적으로 그려보면서 다음과 같은 질문을 한다. 첫 번째로 하여야 하는 행동은 무엇인가? 그리고, 그 다음행동은? 그리고 또 다음행동은? 이러한 질문을 최종목표가 가시화되는 순간까지 계속한다. 우리가 원하는 최종 목표는 해야 할 일 리스트를 작성한다고 저절로 이루어 지는 것은 아니고, 실제로 이 목표를 달성하기 위해서 필요한 모든 다음 행동을 다 기술하고 이것을 하나씩 행동으로 옮길때에 목표가 달성되는 것이다. “천리길도 한걸음부터”라는 속담을 이미 우리 선조들은 알고 있었던 것이다. 그런데, 우리들은 이러한 선조의 지혜를 실생활에 실제적으로 적용하지 않은 것이다. 현대적인 용어로 바꾸면, “목표는 다음행동으로 부터”라고 할 수 있다.

세째로, 다음행동을 Context로 분류하여 정리하는 습관을 갖는다. 즉, 이렇게하면, 실제로 해야 할 장소에서 일을 할 수 있도록 하여주므로, 일의 생산성이 높아진다.

마지막으로, 수시로 아웃룩의 범주:.프로젝트:삶(Life) 또는 범주:.프로젝트:일(Work)를 검토하고 해야 하는 일이 있으면 수시로 수행하는 습관을 갖는다. 즉, 이렇게 하여 본인이 해야 하는 일은 항상 파악하고, 무엇을 하여야 하는 지를 언제, 어디서나 알 수 있게 한다. 그리고, 특히 평소에 미리 일을 완결하기 때문에 마감일이 닥쳐서 그리고 행사 당일날 급히 하는 작업의 숫자를 줄이는 것이다.

이렇게 되면, 전혀 예상하지 않은 일이 우리 앞에 떨어지더라도 스트레스를 받지 않고 일을 할 수 있다. 이러한 것이 가능한 것은 바로 평소에 본인이 해야 할 일을 미리 완결하는 습관이 있었기 때문이다. 그리고, 이러한 습관이 바로 우리들이 무슨 일이 닥치더라도 항상 스트레스를 받지 않고 일을 끝낼 수 있도록 해주는 비밀인 것 이다.

Procrastination hack: “(10+2)*5”

Sun, 11 Dec 2005 06:51:19 +0900

http://www.43folders.com/2005/10/11/procrastination-hack-1025/
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일을 자꾸 연기하는 습관이 있는 경우, 이것을 해결하는 방법에 대한 내용입니다.
10분 일하고, 2분 쉬고 이것을 다섯번 반복하는 방법입니다. 즉, (10+2)X5입니다.

Cool Timer

Sun, 11 Dec 2005 06:46:18 +0900

http://www.freedownloadmanager.org/downloads/Cool_Timer_7250_p/free.htm
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Count-down timer with a cool, customizable interface. Can be set for up to 100 hours and plays any WAV, MP3, or Midi file when time expires.

Product homepage: http://www.harmonyhollow.net

Bubble Map을 이용하여 스트레스가 없는 해야 할 일 리스트 만들기

Thu, 08 Dec 2005 06:14:23 +0900

http://www.ideaxidea.com/archives/2005/10/how_to_bubble_m.html
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How to Bubble Map - drawing your To Do the stress-free way -

"I have checked off many To Dos... but I just do not feel like i've accomplished a lot...".

This often happens to me (and you?), so I looked into the problem in depth. Then I realized that a To Do "list" does not represent the importance of each item. Yes, you can "A, B, C" the list, but your brain just does not catch how important each item is. In my opinion, it's justcounter-intuitive.

So a few weeks ago, I began "drawing" my To Do list. Each bubble represents a To Do and the bigger the bubble the more troublesome it is to your mind. I named this map the "bubble map". My bubble map yesterday was something like the below (click to enlarge).

http://www.ideaxidea.com/archives/todo2_en.gif

The beauty of this method is that it truely (=intuitively) represents your mind's share of each To Do item.

When you check off the big one, you are freeing a big portion of your mind. On the other hand, if you leave the big one when you leave the office, you know you have a big problem to take home with you.

This way, you and your brain know which to tackle first to decrease your stress, and thus increase your creativity.

When I started using this method, I was drawing every single To Do as a bubble even if it's a really small one. But over time, I moved these little ones down to the bottom of the paper just because a map with a lot of little bubbles causes a little bit of stress.

I spend 5 minute each morning drawing this map, and I review it when I leave the office. Since the size of the bubbles changes slightly over time, I'd recommend you draw this every morning over a cup of your favorite coffee :)

I do not think anyone suggested this method yet (did anyone?), so I am posting this to share this little bit of knowledge with you.

One more good thing about the Bubble map
October 12, 2005 01:06 PM

I forgot to write about one more good thing about the Bubble Map.

The good thing about this method is that you can "slice off" the bubble when you are partially done with the task.

A big bubble might take some time to complete, but if you slice off the bubble a bit by bit while working on it, you can take some stress off your shoulder as you do it.

Please note that how much you slice off is based on your stress (= mind-share) of the task, not based on the numbers of sub-tasks left.

Remember that a bubble represents the mind-share of your stress, not amount of the work you have to do (a bubble of lots of work with little stress is smaller than a bubble of one phone call with a lot of stress).

apparently, this is not possible with the traditional list type To Do list.

Please give it a try. Trust me, it feels really great looking at a big bubble getting smaller and smaller :)

Cl 유저의 GTD 사용기/강좌

Tue, 13 Feb 2007 06:41:09 +0900

http://www.geocities.com/sonsofaureus/mygtd.htm
오랜만에 국내에서 GTD를 사용하고 이에 대한 글을 올린 것을 발견하였습니다. 처음 시작하시는 분에게 많이 도움이 되겠네요. 원본은 위의 사이트를 참고하세요.
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Cl 유저의 GTD 사용기/강좌

저는 Jeff Kirvin 의 블로그를 통해서 GTD 를 알게 되었고 처음에는 그의 시스템을 모방하면서 시작했습니다. 하지만 Jeff Kirvin 의 팜으로 모든것을 해결하려는 발상에 한계를 곧 느끼고 David Allen이 제시한 오리지날 GTD로 돌아갔습니다. 그것도 2년동안 따라하다보니 여러가지 시행착오가 있었고 그것에 대한 느낀점을 정리해 보겠습니다.

아래의 글은 전적으로 GTD 에 대한 개인적인 의견이고 아래에 제시된 모든것이 모든이에게 정답이 될수는 없음을 시작하기 전에 알립니다. 그리고 모자란 글솜씨와 맞춤법을 너그럽게 용서하시길… :)

Outline:

Work Flow
Trusted System
Weekly Review
Palm
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Work Flow

GTD 의 기본은 Work Flow 에 있습니다. 모든 업무는 InBox 를 거쳐 8 개의 목적지로 갑니다. www.geocities.com/sonsofaureus 이 링크에 Work Flow 에 대한 설명이 적혀있습니다. 자세한것은 그글을 읽어 보시고 여기는 잘못이해하기 쉬운 부분들만 더 설명하겠습니다.

InBox 의 정의

여기서 InBox 란 꼭 하나의 물리적인 통을 칭하는것은 아닙니다. 물론 종이쪽지를 넣는 그런 통도 있어야하지만 휴대폰의 voice mail, e-mail inbox, 지갑 ( 영수증, 명암 등등을 넣기때문에), 바지주머니… 이런것도 다 inbox 라 할수 있겠습니다. 모든 업무가 InBox 를 거쳐야 한다는것은 일의 태두리를 알라는 뜻으로 이해하고 있습니다. 예를들어 책상위의 종이통, voice mail, e-mail inbox, 주머니, 지갑등 만을 비우면 내가 해결해야할 업무는 다 정리되었다… 이런 생각을 할수있도록 만들라는 것입니다. 만약에 위에 나열한 여러 통들안에 하루의 업무가 다 들어있다면 그것들을 합쳐서 InBox 라 부르는것입니다.

Project 와 Next Action 의 차이

Project ( 이것의 적절한 해석이 뭘까요? 안? 건?) 의 정의는 구체적인 목표와 그를 달성하는데 필요한 2 가지 이상의 행동들 입니다.

Next Action 은 다음에 실행할 1 가지의 행위입니다.

정의만 보면 차이를 알기가 쉽지만 실전에 임하여 InBox 를 처리하다보면 Project 와 Next Action 의 구분이 애매해질때가 많습니다. 대부분 Project 를 Next Action 으로 착각하는 경우가 많은데 그렇게 되면 Project 는 끝나지 않습니다. 예를들어 “GTD 구현” 이라는 project 를 next action 에 잘못 넣었다고 합시다. GTD 구현은 여러 단계를 거쳐야 달성되는 목표이고 적지않은 노력과 시간의 투자를 필요로 합니다. 그러니까 시간이 나서 GTD 구현이라는 next action 을 행할때가 되면 심적인 저항이 오고 어렵다는 생각이 들고 안하게 되는 것입니다.

쉽지않으면 안한다

오래된 행동패턴을 깨고 새로운 습관을 들이는것은 힘든일입니다 . David Allen 씨는 GTD 를 설명할때 가라데 비유를 많이쓰는데 그 이유는 무술은 고수가 되려면 노력과 수련이 필요한것처럼 업무를 좀더 규칙적이고 과학적으로 처리하는것은 수련이 필요하기 때문이라고 생각합니다. 이일의 성패에 있어서 가장 중요한 관점은 이과정을 거치고나서 결과가 가져다주는 즐거움이 그 과정을 거치는동안 느끼는 고통(?) 보다 커야한다는것 같습니다. 현실적으로 볼때 번거롭고 어려운 일은 장기적으로 습관화 시키기가 불가능하고 그런일들을 더 빨리, 쉽게처리할수있게만드는 장비는 가격대효율 비율이 높은 투자가 될수있습니다. 또한 귀차니즘은 엄현히 인정해야할 현실이고 GTD 를 생활화하는 과정을 통해 극복해야할 어려움입니다.

Trusted System

믿는 시스템 . 일정관리/ 정리 시스템이 사용자의 믿음을 받기 위해서 달성해야할 2 가지가 있습니다. (1) 첫째로 총괄적이어야하고 ( 다시말해 모든 업무/ 할일이 시스템에 내장되어있어야하고) (2) 둘째로 나중에 할일을 시스템에 넣으면 필요할때 쉽게 찾을수 있어야 합니다. GTD 를 처음 구현하기 시작한 사람이 InBox 를 일주일 비우지 않았다고 가정해 봅시다. InBox 안에는 많은 양의 종이쪽지, 음성/ 문자 메세지, 이멜, 등등 이 쌓여 있을것이고 그안에 새로운 업무를 넣기 싫을 것입니다 ? 그래서 책상위에 올려놓거나 가방여기저기에 쑤셔놓고 빼지않을 것입니다. 이사람의 시스템은 첫째 조건을 충족하지만 둘째를 충족하지 못하기 때문에 신뢰을 잃습니다. 여기서 이사람이 한 실수는 InBox 를 더 만든것입니다 ( 예를들어 책상위, 가방속 등등). 이렇게 되면 업무가 쌓여있는 옛 inbox 는 외면하게되고 그안에 업무들은 못하게 됩니다.

GTD 의 Work Flow 는 업무에 관해 총괄적이기 때문에 그것을 물리적으로 구현만 한다면 믿을수있는 시스템이 될수있습니다. 그러기 위해서는 사용자의 인식이 바뀌어야하고 또 약간의 장비가 필요합니다. GTD 구현은 결국 Work Flow 의 물리적 구현이라고 정리할수 있겠습니다.

필요한 장비 : (GTD 에 사무실을 어떻게 구축해야하나가 잘 나와있습니다. 여기에는 그가 필요하다고한 장비중 제가 개인적으로 중요하다고 생각한 것들만 나열하겠습니다.)

Stapler: 많이 쓰이기 때문에 튼튼해야하고 커도 좋습니다. 책에는 손등으로 콱 누를수있는 타입을 사라고 썼내요.
제 스테플러입니다.

Paper Basket: 종이를 넣을 바구니가 몇개 필요합니다. InBox 로 쓰일 바구니가 필요하고 그밖에 Outbox ( 다음 행선지로 가야하는 서류/ 우편물 등을 저장하는 박스), Work In Progress Box ( 아직 검토중인 서류를 저장하는 박스) 등은 있으면 편합니다.
제 종이바구니들입니다. InBox, in Progress, outbox 가 있습니다.

많은 양의 마닐라 종이화일 : 종이 한장만 들어간 화일을 만들어도 아깝지 않을 정도의 양을 보유해놓아야 종이 정리에 심적인 저항이 안생깁니다. ( 개인적으로 200 개정도 항상보유)

마닐라 종이화일을 저장할 화일박스 ( 서랍 4 개 이상): 종이화일을 저장하기 위해서는 넉넉한 수납공간이 필요합니다. David Allen 씨는 대부분의 성인들은 적어도 서랍 4 개짜리 크기의 화일박스가 있어야한다고 합니다. 그리고 마닐라 종이화일을 그냥 저장할수 있는 타입이 좋습니다. 그리고 서랍이 너무 꽉차면 안됩니다. 그렇게되면 화일을 빼고 다시 넣는 행동이 어려워져 저항이 생깁니다. 서랍은 75% 차면 꽉찼다고 생각하고 다음 서랍으로 넘어가야합니다.
서랍뒤에 이런 앞뒤로 밀수있는 쇠판이있는 화일박스는 마닐라 화일을 그냥 저장할수있습니다 .

서랍 2 개짜리 화일박스 2 개. 총 4 개의 서랍이 필요합니다.

Labeler: 라벨기기를 장만하고 만들어지는 화일마다 라벨을 붙이면 재미있어서 자꾸 하게됩니다. 라벨을 붙은 화일이 저장되어있는 화일박스를 열어보면 왠지 뿌듯하고 깨끗해보여 즐겁습니다. 이런 작은 즐거움들이 시스템의 사용과 유지를 지속시킵니다. 물론 걱정없이 쓸수있을만큼의 라벨테입을 준비해야합니다. 테입이 다 떨어져간다는 강박관념에 사로잡히면 화일을 만드는데 저항이 생기기 때문이죠. Brother, Dymo 등의 제품들이 있습니다만 Brother 라벨기기를 추천합니다... 싸고 쓰기기 쉽거든요. 그리고 컴퓨터가 없어도 라벨을 만들수 있어야합니다… 라벨하나 만들려고 컴퓨터를 부팅하고 특수한 라벨용지를 프린터에 넣고 인쇄를 기다리고 하다 보면 이 과정에 대한 무의식적인 저항이 생겨 습관이 죽습니다. 무엇이든 오랜시간이 걸리거나 절차가 번거로우면 안하게 되는것이 본능이니까요. 라벨된 화일을 보는 작은 즐거움이 라벨을 만들기위한 번거로움보다 커야 시스템은 유지됩니다..
서랍을 열때마다 즐겁습니다.

서류가방 - inbox, action support 등의 화일들이 있습니다. 조디악도 필수품.

Weekly Review

GTD 구현의 반이 Work Flow 인프라의 물리적인 구축이라면 다른 반은 GTD 사용자의 인식의 전환입니다. 아무리 시스템을 구축해도 이용하지 않는다면 무용지물이 됩니다. 또 반대로 아무리 인식이 전환되어도 그것을 받쳐주는 장비가 준비되어있지 않다면 인식은 다시 옛상태로 돌아갑니다. Weekly Review 란 시스템의 이용과 유지의 일부로서 아직 처리하지 못한 Next Action 을 해치우고 InBox 를 비워 next action 을 더 만들어내는 과정입니다. David Allen 씨는 GTD 의 성패는 weekly review 를 하냐/ 안하냐에 달렸다고 합니다. 이것이 습관화되면 인식의 전환은 반 성공했다고 할수있습니다.

GTD 의 Weekly Review 의 구체적인 사항들은 David Allen씨의 글을 번역해놓은것이 있습니 참고하시면 됩니다. http://www.geocities.com/sonsofaureus/weekly.htm

개인적으로 review 를 한번 거치고 나면 마음이 개운해지는것이 좋아 일주일에 한번이 아니라 더 자주할때가 많습니다.

Palm

지금까지의 설명을 봐서는 GTD 는 종이정리 시스템이라는 인상을 가질수도 있는데 그것은 아닙니다. 모든이는 종이서류의 완전한 전산화를 목표로 두지만 그것이 달성된사람은 없을것입니다. 그렇기 때문에 종이정리시스템을 먼저 설명하게 된것이지 PDA 가 전혀 설 자리가 없는것은 아닙니다.

팜 OS 기기들은 원래 일정관리기기들이 진화해서 동영상, 이북, 전자성경 등등의 부가기능을 지니게 됬지만 본업은 일정관리입니다. 일정관리도구로서 PDA 의 장점은 휴대성, 신속한 정보의 호출 과 서치, 태그등의 데이타베이스 기능들 이고 약점은 입력입니다. 그라피티를 아무리 연습하고 숏컷을 아무리 많이 만들어도 키보드입력속도를 따라잡을수 없습니다. 그렇기 때문에 입력은 weekly review 를 할때에 키보드로 대부분 이루어지고 PDA 는 입력된 일정을 검토하는데 쓰입니다. PDA 는 이러한 장점때문에 일정관리에 아주 유용한 도구이지만 그것이 유일한 도구일수는 없습니다. 저는 PDA 를 GTD 를 알기전부터 써왔기 때문에 손에 익은 어플들이 좀 있어서 그것들을 중심으로 PDA 를 세팅했습니다.

필요한 어플 :

Agendus (WP+, monthplanner, datebk, takosche 등등도 무관)
Bugme
SplashID
Shadow Plan

이제 PDA 어플시장도 성숙해져 상용어플들이 싸지는 않고 PDA 의 장점들 ( 즉 정보의 기동화 와 빠른 호출) 을 부각시키는 어플선택이 중요한것같습니다. PDA 에 들어가는 일정관리/ 기타 정보를 나열해 보고 그것을 팜OS 안에서 어떻게 처리하는지를 설명해 보겠습니다.

약속 (appointment) e datebook db
주소록 (contact information) e addressbook db
할일 (todo) e todo db e shadowplan db 와 연동
개인정보 (personal info ? 비번, 계좌번호 등등) e spash ID db
메모 (list + inbox items)

약속 - 시간약속은 datebook 에 들어갑니다. 여기에는 시간제한이 없는 할일은 절대로 들어가서는 안되고 datebook db 는 일종의 성역으로 여기고 함부로 데이타를 여기에 저장해서는 안됩니다. 시간제한/ 마감일이 있는일, 일정한 날과 시간에만 할수있는일, 다른사람과의 시간약속, 생일, 기념일, 공휴일 만이 datebook db 에 저장될수있는 정보입니다. Agendus 에는 appointment category, 즉 카테고리를 정할수있는 옵션이 있는데 이것은 쓰지 않습니다. 시간약속이 카테고리입니다.
주소록 - Agendus 를 이용해 정리합니다. 마루도 아주 좋을걸로 알고있지만 손에 익은것이 agendus 라 계속 사용하고 있습니다.
할일 - Todo 를 정리하는 가장 효율적인 방법은 태그를 통해서입니다. 태그란 카테고리의 더 진화한 유형으로 한가지 할일이 여러 태그를 지닐수 있습니다. GTD 에서 할일은 그일을 할수있는 장소/ 상황에따라 정리하는데 어떤일은 여러상황/ 장소에서 할수있기 때문에 태그가 유용합니다. 팜OS 의 기본 투두 db 는 이 기능이 없고 shadowplan 과 연동시켜 태그를 사용합니다. 그러니까 시간약속은 agendus, todo 는 섀도우… 이런 체재가 성립되는거죠. Shadowplan 과 투두 db 를 연동시키는 방법은 제가 클리앙 강좌게시판에 올린글을 참조하시면 되겠습니다. (http://www.geocities.com/sonsofaureus/shadowplan.htm)
개인정보 - David Allen 씨가 PDA 에 지니고 다니는 정보중에 하나가 reference, 즉 참고용 정보입니다. 비번, 은행 구좌번호 등등의 개인정보는 패스워드를 걸어놓을 필요가 있기때문에 개인정보 관리어플이 유용합니다. 개인적으로 splashID 를 오래 써왔기때문에 선호하고 있지만 경쟁어플들도 상당히 좋은걸로 알고있습니다.
메모 - BugMe 라는 어플이 있는데 그림그리는 어플입니다. 서류가방은 없는데 조디악은 지니고 있는 경우가 많은데 그때 뭘 빨리 적어야되면 bugme 로 갈겨적습니다. 그럼 저장은 되니까 나중에 그정보를 적절한 db 에 옮기면 됩니다. 이상황에서 bugme 는 여러 inbox 중에 하나이고 review 를하면서 비워져야합니다.

Inbox 말고도 David Allen 씨는 여러가지 참고용 정보를 memo db 에 저장해놓는데 그중 몇가지만 예를들어 나열하겠습니다.
Account and $ numbers - credit card #s, PIN #s, etc. (if you're using a Palm you can put these in Tel/Add, make them "private", and turn off the Private view so that you only can see those entries when you turn it on with your password.)
개인정보 ( 개인적으로 splashID 를 선호)

Affirmations- personal self-talk scripts for positive internal programming
격언들

Basic personal numbers (self and family members)- drivers license, social security, insurance policies, Whatever you may need for yourself and others when filling out forms
주민등록번호, 보험 계좌번호, 운전면허 번호 등등…

Gifts - organized by people and/or a general list of neat things to buy for others (fresh maple syrup from Vermont, styluses for Palms, etc.... and where to get them.) Great for birthdays, ad-hoc niceness, and Christmastime.
이런저런 사람들에가 사주고 싶은, 또는 사주기로한 선물들.

Jokes - the current ones that you'd like to get some more mileage out of (but damn! they disappear out of our brain so fast.)
웃긴 농담들

Might wanna buy...- could be one mega-list, or (more commonly) grouped by the type of thing it is: cds, cigars, wines, books, videos

Might wanna do when...- possibilities when you're in a certain location or doing a certain activity. By city, country, or region (things to do/think about when I'm in Napa Valley, London, Santiago.) Or by activity (Web surfing places to visit.)
도시/ 나라/ 상황마다 할일들을 정리 ? 예를들어 시카고에 갈일이 있으면 가봐야될 음식점, 연락해야될 친구들, 가보고 싶었던 명소등등을 적어놓음. 도시마다 그렇게 정리함.

Previous addresses and employers- keep at least your last three. (What a pain when you have to supply them and you don't have them!)
옛주소와 직장 . 이력서/ 원서에 써야될때가 있음으로 적어도 마지막 셋은 저장해놔야함.

Restaurants- for business or pleasure, to review for ideas instead of same-old same-old.
음식점 - 평가도 해놓고 어떤 경우에 적절한 용도 적어놓음. ( 예: 00 중국집 - 데이트, 공적인 식사대접에 좋음. 8 점)

Style or product numbers I may need when I'm buying things- oil filter, vacuum cleaner bags, labeler cassettes, etc.
필요한 소모품들의 제품번호 ? 프린터 토너 , 라벨기 테입, 진공청소기 백 등등 자주사는 소모품의 제품번호.

이상이 저의 GTD 입니다. 글의 내용은 극히 주관적임을 다시한번 말씀드리며 여러분들이 내용에 동의하지 않을수도 있습니다. 그러나 저는 GTD 를 접하고 삶이 많이 향상되었음을 느꼈고 그즐거움을 나누고자 글을 적었습니다. 조금이나마 여러분의 내공에 보탬이 되었으면 합니다. 좀 긴글 끝까지 읽어주셔서 감사합니다.

브로그 시대·기업의 정보 발신방법(5)――「백식」류·브로그 시대의 간단 일 방법

Thu, 08 Dec 2005 02:13:26 +0900

http://blog.empas.com/lanware/11616806
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브로그 시대·기업의 정보 발신방법(5)――「백식」류·브로그 시대의 간단 일 방법

비즈니스 퍼슨에게 있어서 「일 방법」이란 영원의 테마이다.각각 수첩이나 메모의 취하는 방법, 발상방법, 모티베이션의 인상 분 등에게 여러가지 연구를 거듭하고 있을 것이다.이번은 2000년부터 매일 갱신의 사이트를 운영해, 메일 매거진등도 발행해 온 경험으로부터, 자신으로 짜내 온 일 방법을 소개하고 싶다.
삼색 폴더의 권유
　날마다 닥쳐 오는 「해야 할 일」「하고 싶은 것」을 어떻게 정리해 나갈까.개인적으로 편리하게 사용하고 있는 것은 적, 파랑, 노랑의 삼색 폴더이다.투자금액은 천엔도 들지 않는다.그러나 이만큼으로 나날의 생활이 많이 편해졌다.
　사용법은 간단하다.우선 빨강의 폴더에는 「해야 할 일 모든 것」을 정리해 던진다.약간의 메모, 싸인해야 할 서류, 지불해야 할 청구서, 그것들을 모두 넣어 둔다.소중한 것은 이러한 「처리 해야 할것」을 1개소로 정리하는 것이다.
　여기만 봐 두면 괜찮아, 라고 하는 심리 상태를 만드는 것이 가장 중요하다.「저것은 어디에 두었는지?」라고 생각하는 것 자체가 스트레스이다.그러한 스트레스는 작업의 효율성을 현저하게 저하시킨다.작업중에 「저것, 조금 전이 있을 수 있는 어떻게 했는지?」라고 생각나 작업이 일이 손에 잡히지 않게 된 경험을 한 사람도 적지 않을 것이다.
　다음에 노랑의 폴더이다.이 폴더에는 메모 등에 필요한 리지를 넣어 둔다.무엇인가를 생각해 냈을 때에 휙 메모 할 수 있다.물론 메모장을 사용해도 괜찮지만, 리지는 어떤 오피스라도 발생하는 것이다.
　마지막에 파랑의 폴더.이 폴더에는 작업할 때에 수중에 놓아두고 싶은 자료를 넣어 둔다.현재 관계되어 있는 프로젝트에 관한 자료 등이다.또 정기적으로 재검토하고 싶은 자료를 넣어 두어도 좋다.자신의 장기적 목표등을 넣어 두면 사용하기 편리하다.
　이렇게 해 삼색의 폴더를 사용하고 있으면, 1일의 마지막에 빨강의 폴더를 리뷰 하는 것만으로 좋다.여기에 모인 정보는 적당 처리해, 시간이 걸릴 것 같은 것은 「ToDo 리스트」에 등록한다.그처럼 해 모든 것을 다 처리했으면 이 폴더는 1일의 마지막에 비우고 있을 것이다.
ToDo 리스트는 구체적으로
　ToDo 리스트를 만드는 방법은 학교에서는 가르쳐 주지 않는다.일반적으로는 어딘지 모르게 해야 할 것을 쓰고 있는 사람이 대부분일 것이다.자신도 옛날은 그랬다.그러나 지금까지의 시행 착오를 거듭하고, 2개의 점을 궁리해 있다.
　1번째의 궁리는 ToDo를 어떻게 표현하는지, 이다.이것은 「GTD」라고 불리는 책을 만나고 나서 크게 방식을 바꾸고 있다.
　GTD와는 스트레스 프리의 일 방법을 제창하는 컨설턴트, 데이빗·알렌씨에 의한 저서, 「Getting Things Done」의 약어이다.이 책에서는 얼마나 질 높은 ToDo 리스트를 만들까의 노하우가 말해지고 있다.
　노하우 중(안)에서 개인적으로 실천하고 있는 것이 「ToDo 리스트는 다음의 물리적인 액션을 쓰자」라고 하는 것이다.이것은 무슨 일인가.
　예를 들면 있는 프로젝트를 정리하지 않으면 안 된다고 한다.그 때에 ToDo 리스트에 「A사 프로젝트」라고만 써 둘 만한 사람은 많다.그러나 그 만큼 쓴 것은 머릿속에서는 안 생각에서도 어디에서 착수해도 좋은 것인지가 이미지 하기 어렵다.그리고 이미지 하기 어려운 것은 어딘지 모르게 경원되고 뒷전으로 되기 쉽상이다.
　그 때문에, ToDo 리스트는 「다음의 물리적인 액션」을 써야 하는 것이다.이 예로 말하면 「A사의 자료를 선반으로부터 꺼낸다」일지도 모르고 「A사에 대해 B에 전화한다」일지도 모른다.이와 같이 구체적으로 쓰는 것에 의해서 다음의 액션에 착수하기 쉬워진다.
　2번째의 궁리는 최근 잘 사용하고 있는 「버블 맵」이라고 하는 수법이다.이것은 스스로 고안 해, 브로그로 발표했는데 호평이었으므로 여기에서도 소개해 두자.
　간단하게 말하면 ToDo 리스트를 그림으로 써 가는 수법이다.A4의 종이에 오늘 해야 할 ToDo를 그 인지도의 크기로 매핑 해 나간다.「어딘지 모르게 싫은 ToDo는 크고, 그렇지도 않은 ToDo는 작고」그려 간다.그렇게 하는 것에 의해서 지금 제일 실시해야 할 ToDo를 한눈에 안다.또 그 ToDo를 완료했을 때는 큰 면적을 부수어 갈 수 있으므로 기분도 시원해진다.이 수법에 대해 자세한 것은 아래의 기사를 참고가 되고 싶다.
·버블 맵의 권유 ~스트레스 깨끗이 해소형 ToDo 관리 수법 ~
버블 맵은 날마다 크기가 변해가므로, 아침 버블 맵을 그려 밤에 리뷰 해, 모여 가는 ToDo는 리스트로 관리한다, 라고 하는 방식으로 하고 있다.
　ToDo 리스트는 종이로 관리해도 괜찮지만, 개인적으로는 「check*pad」이라고 하는 자작 툴을 사용하고 있다.이것을 사용하면 웹상에서 ToDo 리스트를 등록할 수 있으므로 브라우저만 있으면 어디에서라도 체크할 수 있다.또 종이의 리스트와 달라, 너무 긴 리스트가 되면 화면에서는 봐 내 보기 나뻐진다.따라서 리스트를 짧게 유지하기 위해서 일을 정리해 버리자, 묻는 있어 모티베이션이 높아지는 것도 이점의 하나다.
　한층 더 이 리스트는 동료나 친구와 공유도 할 수 있으므로, 서로 진척을 체크할 수도 있다.「누군가가 보고 있기 때문에 확실히 할까」라고 하는 심리를 연출할 수 있다.